Protección de datos en un P.H.: guía para la junta
Qué datos maneja un P.H.
Según el Miviot, citado por La Estrella de Panamá (17 de febrero de 2026), la custodia incluye sistemas de biovigilancia, bases de datos de visitantes en las garitas, correos electrónicos y grabaciones de asambleas de propietarios.
El marco legal
- Ley 81 de 2019: fija principios de finalidad, proporcionalidad, seguridad y transparencia, y exige medidas técnicas y organizativas para proteger la información sensible.
- Ley 284 de 2022, art. 2: principio de confidencialidad en el manejo de datos personales bajo custodia.
- Sanciones: la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) puede imponer multas, advertencias y suspensión del tratamiento de datos. Un miembro de Adepaph señala multas de $1,000 a $10,000 según la gravedad y la reincidencia. Si una filtración causa daños, el P.H. podría tener responsabilidad civil.
Recomendaciones de Adepaph
- Recoger solo los datos necesarios para la administración.
- Tratar los correos, teléfonos y estados financieros como información protegida; no compartirlos sin base legal o consentimiento expreso.
- Adoptar una política interna de protección de datos.
- Firmar acuerdos de confidencialidad con el personal y la junta.
- Controlar el acceso a las bases de datos.
- Usar correo institucional y evitar correos masivos que expongan las direcciones de los propietarios.
- No usar grupos de WhatsApp para compartir estados de cuenta, deudas o información sensible.
Lista rápida para tu junta
- ¿Hay una política de datos escrita?
- ¿Quién tiene acceso a la base de propietarios y al sistema de garita?
- ¿Cuánto tiempo se guardan las grabaciones y los registros de visitantes?
- ¿Se publican listas de morosos en áreas comunes o en grupos de mensajería?
- ¿El administrador y la empresa de seguridad firmaron confidencialidad?
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable de los datos en un P.H.?
Según Adepaph, el P.H. es el responsable del tratamiento y el administrador es custodio.
¿Puedo publicar la lista de morosos?
La nota citada recomienda no difundir deudas ni estados de cuenta por canales abiertos. Consulta con un abogado antes de publicar información individual.
¿Quién puede multar por mal uso de datos?
La ANTAI, según la Ley 81 de 2019.
¿Las grabaciones de asambleas son datos personales?
El Miviot las menciona entre los datos que la administración custodia.
Fuente principal: La Estrella de Panamá, 17 de febrero de 2026. Información general; no sustituye asesoría legal.
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Imagen de portada: Mariordo (Mario Roberto Durán Ortiz), CC BY-SA 3.0, vía Wikimedia Commons. Imagen ilustrativa.